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休眠会員・退会者に連絡する前に。再来店を急かさない文面と5つの確認

以前通っていたお客様に連絡するとき、いきなり「再入会しませんか？」と勧誘するのは慎重に考えたいところです。まず確認すべきは、連絡してよい相手か、何のための連絡か、相手が返信しなくても尊重できるかの3点です。

休眠中の在籍会員と、すでに退会した方では契約関係も連絡の前提も異なります。両者を一括して販促メッセージの対象にしないようにしましょう。

最初に確認：送信の許諾と配信停止の希望

広告・宣伝を目的とする電子メールは、原則として事前同意などの法的要件を確認する必要があります。過去に来店したことだけを理由に、どんな宣伝メールでも送れると判断しないでください。LINEやDMも、各サービスの規約、本人の連絡希望、個人情報の利用目的を確認します。

送信可否が不明な方、配信停止を希望した方には送らず、まず店舗の記録と運用ルールを確認してください。消費者庁：特定電子メール法の案内。具体的な適用判断が必要な場合は専門家に確認してください。

休眠は、在籍しているが一定期間利用がない状態として店舗内で定義します。退会は契約が終了した状態です。来店がない理由を「忙しい」「満足していない」などと決めつけず、事実と推測を分けて記録しましょう。

連絡を希望している方には、短く、返信を求めすぎない文面を使います。割引・期限・残席を使って焦らせる必要はありません。健康状態や家庭事情など、必要のない個人情報を尋ねることも避けます。

「お久しぶりです。以前はご利用いただき、ありがとうございました。最近はいかがお過ごしでしょうか。ご返信はお気遣いなく。今後もどうぞお元気でお過ごしください。」

「以前はご利用いただき、ありがとうございました。もし運動を再開したいとお考えでしたら、現在のご希望に合う通い方をご案内できます。必要なときだけ、お気軽にご連絡ください。今後このようなご案内が不要な場合は、その旨お知らせください。」

※文面は例です。実際のサービス内容・連絡許諾・配信停止方法に合わせて調整し、送信前に確認してください。文面を穏やかにしても広告規制が免除されるわけではありません。

再開に関心がある方には、目標、希望する頻度、予約可能な時間帯など、必要なことだけを伺います。返信がなければ追いかけて何度も送らないことも大切です。断りの意思が示された場合は、その意思を尊重します。

送信可能と確認できた人数、本人からの返信人数、実際の再来店人数を分けて記録します。たとえば送信10件・返信2件・再来店1件なら、まずは各段階の実数を見ます。これは架空の例で、反応率や再来店率の目標・業界平均を示すものではありません。

再来店だけを追うより、現在通っている方が無理なく続けられるかを確認することも重要です。退会理由を推測せず、予約の取りやすさや目標の変化を見直す方法は、継続率・退会理由の無料ガイドにまとめています。

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連絡前の許諾確認や文面の例を必要としている方へ、この記事のURLだけを共有できます。診断回答や個人情報は含まれません。

※一般的な運営上の注意点です。法律上の個別判断や、再来店・売上の増加を保証するものではありません。